kantoorklachtenregeling

Kantoorklachtenregeling

Artikel 1: begripsbepalingen

In deze kantoorklachtenregeling wordt verstaan onder:

  • Klacht: iedere schriftelijke uiting van ongenoegen van of namens de cliënt jegens de advocaat of de onder diens verantwoordelijkheid werkzame personen over de totstandkoming en de uitvoering van een overeenkomst van opdracht, de kwaliteit van de dienstverlening of de hoogte van de declaratie, niet zijnde een klacht als bedoeld in paragraaf van de Advocatenwet;
  • Klager: de cliënt of diens vertegenwoordiger die een klacht kenbaar maakt;
  • Klachtenfunctionaris: de advocaat die is belast met de afhandeling van de klacht.

Artikel 2: toepassingsbereik  

  1. Deze kantoorklachtenregeling is van toepassing op iedere overeenkomst van opdracht tussen Bakker Advocaat en de cliënt.
  2. Bakker Advocaat draagt zorg voor klachtafhandeling conform de kantoorklachtenregeling.

Artikel 3: doelstellingen

Deze kantoorklachtenregeling heeft tot doel:

  1. het vastleggen van een procedure om klachten van cliënten binnen een redelijke termijn op een constructieve wijze af te handelen;
  2. het vastleggen van een procedure om de oorzaken van klachten van cliënte vast te stellen;
  3. behoud en verbetering van bestaande relaties door middel van goede klachtenbehandeling;
  4. medewerkers te trainen in cliëntgericht reageren op klachten;
  5. Verbetering van de kwaliteit van de dienstverlening met behulp van klachtbehandeling en klachtenanalyse.

Artikel 4: informatie bij aanvang dienstverlening

  1. Deze kantoorklachtenregeling is openbaar gemaakt. De advocaat wijst de cliënt voor het aangaan van de overeenkomst van opdracht erop dat het kantoor een kantoorklachtenregeling hanteert en dat deze van toepassing is op de dienstverlening.
  2. Bakker Advocaat heeft in de algemene voorwaarden opgenomen bij welke onafhankelijke partij of instantie een klacht die na behandeling niet is opgelost kan worden voorgelegd te verkrijging van een bindende uitspraak en heeft dit bij de opdrachtbevestiging kenbaar gemaakt.
  3. Klachten als bedoeld in artikel 1 van deze kantoorklachtenregeling die na behandeling niet zijn opgelost worden voorgelegd aan de rechtbank.

Artikel 5: interne klachtenprocedure

  1. Indien een cliënt het kantoor benadert met een klacht, dan wordt de klacht Mr. Bakker in behandeling genomen, die daarmee optreedt als klachtenfunctionaris.
  2. De klachtenfunctionaris stelt de klager in de gelegenheid een toelichting te geven op de klacht.
  3. Mr. Bakker tracht samen met de cliënt tot een oplossing te komen.
  4. De klachten functionaris handelt de klacht af binnen vier weken na ontvangst van de klacht of doet met opgave van redenen mededeling aan de klager over afwijking van deze termijn met vermelding van de termijn waarbinnen wel een oordeel over de klacht wordt gegeven.
  5. De klachtenfunctionaris stelt de klager schriftelijk op de hoogte van het oordeel over de gegrondheid van de klacht, al dan niet vergezeld van aanbevelingen.
  6. Indien de klacht naar tevredenheid is afgehandeld, teken klager, en mr. Bakker het oordeel over de gegrondheid van de klacht.

Artikel 6: geheimhouding en kosteloze klachtbehandeling

  1. De klachtenfunctionaris neemt bij de klachtbehandeling geheimhouding in acht.
  2. De klager is geen vergoeding verschuldigd voor de kosten van de behandeling van de klacht.

Artikel 7: verantwoordelijkheden

  1. De klachtenfunctionaris is verantwoordelijke voor de tijdige afhandeling van de klacht.
  2. De klachtenfunctionaris houdt de klager op de hoogte voer de afhandeling van de klacht.
  3. De klachtenfunctionaris houdt het klachtdossier bij.

Artikel 8: klachtregistratie

  1. De klachtenfunctionaris registreert de klacht met daarbij het klachtonderwerp.
  2. Een klacht kan in meerdere onderwerpen worden ingedeeld.
  3. De klachtenfunctionaris brengt periodiek verslag uit over de afhandeling van de klachten en doet aanbevelingen ter voorkoming van nieuwe klachten, alsmede te verbetering van procedures.
  4. Minimaal eenmaal per jaar worden de verslagen bestudeerd.